سند عادی و انواع آن | آیا قابلیت تبدیل به سند رسمی را دارند؟

سند عادی چیست؟

به طور کلی اسناد رسمی توسط مامورین دارای صلاحیت دولتی، همچون مامورین ثبت اسناد ملکی تنظیم می شود. به همین خاطر این اسناد از رسمیت و اعتبار بسیار زیاد قانونی برخوردارند.
با این وجود، نوع دیگری از اسناد که توسط افراد عادی و بدون دخالت رسمی مامورین دولتی تنظیم شوند نیز، دارای ارزش و اعتبار می باشند. به این موارد اسناد عادی می گویند.

مطابق با قانون آیین دادرسی مدنی، برای سند رسمی، ویژگی های مشخصی تعیین شده است. بنابراین زمانی که این ویژگی ها و شرایط موجود باشد، سند از نوع رسمی به حساب می آید. در غیر این صورت، به عنوان سند عادی نام گذاری می شود.

بر اساس قانون مدنی، اسناد رسمی می بایست توسط مامور رسمی تنظیم شده باشند، و البته این مامور صلاحیت رسیدگی به این امور را دارا باشد. علاوه براین، قوانین و مقررات مرتبط با تنظیم سند رسمی لحاظ شده باشد. بنابراین هر اسنادی که ویژگی های ذکر شده را دارا نباشد، سند عادی محسوب می شود.

در این مقاله ضمن معرفی انواع اسناد عادی، به میزان اعتبار و ویژگی های هر یک خواهیم پرداخت.

تعریف سند عادی

در موارد گوناگونی، افراد جهت انجام بعضی از معاملات خود نسبت به تنظیم سند عادی اقدام می کنند. به این شکل که بر روی برگه ای عادی و بدون دخالت مامور رسمی، سندی را تنظیم کرده و به مهر و امضای طرفین در می آورند. این اسناد از نوع عادی به حساب می آیند.

یکی از رایج ترین انواع سند عادی، قولنامه هایی است که پیش از تنظیم رسمی سند، در میان افراد تنظیم می شود.

در نظر داشته باشید اسناد رسمی، دارای مزیت های بسیاری هستند که سند عادی فاقد آن است. برای مثال نسبت به اسناد رسمی ادعای انکار و تردید راه ندارد.

سند عادی به چه شکلی تنظیم می‌شود؟

همانطور که ذکر شد افراد زیادی جهت انجام امور برخی معاملات کمتر رسمی خود، نسبت به تنظیم سند عادی اقدام می نمایند.

بر اساس تعریف سند رسمی، این نوشته می بایست به وسیله مامور قانون تنظیم شود و رعایت مناسبات قانونی در این اسناد الزامی است. بنابراین چنانچه طرفین قرارداد، سندی را در میان خود تنظیم کرده و مهر و امضا کنند و ماموری در آن دخالت نداشته باشد سند عادی به حساب می آید.

توجه داشته باشید ابطال اسناد رسمی، تنها بوسیله مراجع قضایی امکان‌پذیر می باشد.

در تعریف اسناد عادی از منظر قانون نیز می توان گفت: هر سندی که دارای ارکان آورده شده در ماده 1287 قانون مدنی نباشد، اما توسط طرفین مهر یا امضا شده باشد، سند عادی در نظر گرفته می شود.

همچنین اگر مامور رسمی در محلی به جز محل ماموریت خود، سندی را امضا و ثبت نماید، سند از نوع عادی محسوب می شود. برای نمونه در صورتیکه ماموری در تهران ماموریت داشته باشد و در شهرستانی نسبت به تنظیم سند اقدام نماید، سند عادی می باشد. بنابراین تنها مواردی در دسته بندی اسناد رسمی قرار خواهند گرفت، که مورد تایید دفترخانه ثبت اسناد رسمی باشند.

انواع اسناد عادی کدامند؟

• اسناد تجاری

اسناد تجاری شامل کلیه اسنادی می شوند که در میان تجار تنظیم می شوند. بنابراین علاوه بر چک و سفته و برات، اسنادی همچون بارنامه و قبوض مربوط به انبار نیز، از نوع سند عادی هستند.

• دفاتر تجاری تاجر

با استناد به قانون تجارت، هر تاجری وظیفه دارد دارای دفتری رسمی همچون: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و … باشد. با در نظر داشتن قانون مدنی و تجارت، دفاتر تجاری تاجر نیز، علیه او دلیل به حساب می آید. همچنین براساس ماده 1281 قانون مدنی، قید دین در دفتر تجاری به منزله اقرار کتبی است. به همین خاطر، دفاتر تجاری تجار نیز نوعی سند عادی هستند.

• سند عادی گواهی امضا شده

سند گواهی امضا شده نوعی سند عادی است که با وجود اینکه توسط سر دفتر اسناد رسمی تنظیم نشده است، اما گواهی می شود که در حضور این شخص امضا شده است. به همین خاطر، درستی امضا را اثبات می کند.

• اسناد عادی لازم الاجرا

بر اساس قانون، بعضی دیگر از اسناد عادی، لازم الاجرا می باشند. برای مثال چک با وجود اینکه یکی از انواع اسناد عادی است، اما مطابق با قانون صدور چک، نوعی سند عادی لازم الاجرا نیز محسوب می شود.

• اسناد عادی با اعتبار سند رسمی

مطابق با ماده 1291 قانون مدنی، اسناد عادی در مواردی دارای اعتبار سند رسمی هستند. بنابراین اگر شخصی که سند علیه او تنظیم شده است، صدور آن توسط منتسب الیه را تصدیق کند و چنانچه، در دادگاه اثبات شود که شخصی که سند را تکذیب کرده است یا درباره آن تردیدی ایجاد شود، آن سند را امضا یا مهر نموده است، سند عادی ارزش سند رسمی را خواهد داشت.

• سایر اسناد عادی

نامه خصوصی نیز از انواع سند عادی به حساب می آید. در نظر داشته باشید، هر نوشته ای که دارای مهر، امضا و یا اثر انگشت منتسب الیه باشد، اما دارای شرایط سند رسمی نباشد، سند عادی است.

با استناد به تعریف بالا، فیش پرداخت وجه به حساب بانکی نیز نوعی سند عادی است. همچنین، قولنامه، فاکتور خرید، رسید دریافت وجه، بیمه نامه و مبایعه نامه و نامه های خصوصی و … از نوع سند عادی است.

اعتبار سند عادی

به طور کلی می توان گفت اعتبار اسناد عادی و رسمی، در گرو ارکان قانونی آنهاست. در اصطلاح حقوقی، هر نوشته ای که در جایگاه دعوا یا دفاع قابل استفاده باشد سند نامیده می شود.

با در نظر گرفتن ماده 1258 قانون، دلایل اثبات دعوا شامل مواردی همچون سند کتبی است که به دو دسته اسناد رسمی و عادی تقسیم می شود. این اسناد دارای ارکان قانونی مشخصی می باشند که در لیست زیر آورده شده است:

• مکتوب بودن سند

اعتبار سند عادی و رسمی در وهله نخست در گرو مکتوب بودن است. بنابراین منظور از تنظیم سند مکتوب کردن آن است. به همین خاطر اسناد غیر مکتوب از منظر قانونی  فاقد ارزش می باشند. در مورد این به ثبت رسیدن نیز تفاوتی ندارد که متن سند بر روی کاغذ پارچه و یا سنگ نوشته شود. مساله مهم ثبت نوشته بر چیزی قابل رویت است.

• قابلیت استناد سند

یکی دیگر از اعتبارات اسناد عادی و رسمی، امکان استناد آن هاست. مطابق با قوانین حقوقی، زمانی یک نوشته، عنوان سند می گیرد که امکان استناد داشته باشد. همچنین بتوان از آن در یک دعوا به عنوان دلیل و گواهی اثبات دعوا استفاده کرد.
توجه داشته باشید، منظور از قابلیت استناد سند در دعوا به این معناست که این سند از جانب یکی از طرفین قرارداد صادر شود و البته نسبت به شخص دیگر الزام آور باشد. همچون قرارداد دستنویسی که باعث اختلاف و حضور طرفین دعوا در دادگاه شده است.

• امضاء یا اثر انگشت در سند

سند عادی و رسمی، تا زمانی که دارای امضاء و یا اثر انگشت نباشد، فاقد اعتبار است.  اکثر حقوقدانان رعایت این مورد را یکی از اساسی ترین ارکان و شرایط تحقق سند در نظر گرفته اند.
بنابراین نوشته هایی که فاقد امضاء هستند، در مواردی گاهی تنها به عنوان قرینه بر اصالت سند دارای کاربرد می باشند، اما سند به حساب نمی آیند.

سند عادی چه معایبی دارد؟

• فروش مالی به چند نفر

به دلیل عدم ثبت اسناد عادی در جایی مشخص امکان انتقال آنها به چند نفر امکان پذیر است. البته که این کار جرم محسوب می شود و شاکی حق دارد متهم را به دلیل فروش مال معارض، مجازات کند.

• عدم امکان دریافت المثنی و استعلام

یکی دیگر از معایب بزرگ سند عادی این است که در صورت مفقودی، به دلیل اینکه برای سند رونوشتی در نظر گرفته نشده است، امکان دسترسی به مفاد آن وجود ندارد. بنابراین یکی از مهم ترین مزایای ثبت اسناد به شکل رسمی امکان رونوشت از سند رسمی است که نزد مامور قانونی قرار می گیرد.

• انتقال صوری اموال با اسناد عادی

در صورتیکه شخصی سندی را به شکل صوری به‌ شخص دیگری منتقل کند و سپس ادعا کند که این اقدام صوری بوده است، این ادعا می بایست اثبات شود. پس لازم است تا فروشنده درخواست ابطال سند را به‌ دادگاه ارائه نماید.

اگر مالک این مدرک را به همراه تقاضای ابطال سند تحت عنوان دادخواست خلع ید به دادگاه ارائه نماید و دادگاه مطابق با رای سابق‌الصدور معامله را مطابق با صوری ‌بودن قرار دهد، حکم خلع ید داده خواهد شد.

جمع بندی:

همانطور که در این مقاله به تفصیل توضیح داده شد، سندی که فاقد شرایط سند رسمی باشد، سند عادی به حساب می آید. با این تعریف، قول‌نامه ها و قراردادهایی که به شکل روزمره در بین افراد تنظیم و امضا می شود، نوعی سند عادی به حساب می آید. به دلیل اینکه در حضور مامور رسمی دولتی تنظیم نشده اند.

علاوه بر این بعضی از اسناد رسمی همچون چک و سفته نیز، حکم سند رسمی دارند چرا که قابل پیگیری هستند.

توجه داشته باشید اسناد عادی به منظور پرهیز از مناسبات و تشریفات سند رسمی تنظیم می‌شوند. با این وجود به عنوان دعوا جهت استناد به حق کاربردی ندارند.

در کلیه اسناد عادی، می بایست امضای طرفین قرارداد و یا اثر انگشت آن‌ها ثبت شده باشد. اما در مواردی مثل رسید یا قبض، امضای یک طرف کافی است.

خوانندگان عزیز می توانند جهت دریافت اطلاعات بیشتر پیرامون انواع سند عادی و رسمی با کارشناسان گروه وکلای عدل ایرانیان تماس بگیرند. این افراد آماده اند تا با ارائه خدماتی در زمینه مشاوره حقوقی به کلیه سوالات شما در این باره پاسخ دهند.